+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как часто надо заводить журналы в отделе кадров

Как часто надо заводить журналы в отделе кадров

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Кадровые документы — это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники.

Как часто надо заводить журналы в отделе кадров

Преимущественно наша компания помогает нашим клиентам сбивать спесь со слишком офигевших банков. Обычно получается. Учитывая, что мы беремся за дела, в которых фигурируют суммы от 7 нолей — клиенты довольны. Сюда захожу выпустить пар. Кадровый учёт должен вестись в том случае, если организация предусматривает набор сотрудников и предоставление им рабочих мест.

В отделе кадров в таком случае хранится вся информация о трудящихся: паспортные данные, сведения из трудовой книги и др. Помимо ведения штата работников необходимо правильно оформлять все справки.

Любые вопросы по поводу трудоустройства решаются именно в кадровом отделе, туда же необходимо относить документы о нетрудоспособности или других ограничениях, полученных в период работы. Качественный учёт отдела кадров предотвратит возникновение неприятных последствий для организации. Делопроизводство по кадрам включает в себя оформление, учет и хранение документации, связанной со всей трудовой деятельностью на предприятии.

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ. Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала. В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда трудовой договор, табель для учета рабочего времени и акты по организации процесса труда положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда.

Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам.

Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме. Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом. Личная карточка форма Т-2 и личное дело требуются для каждого официально оформленного работника.

В отдельную папку собираются копии документов сотрудника, распечатка приказа о приеме, копия трудового договора и опись. Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела. Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие. Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации.

Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой. На основе штатного расписания должны быть заполнены трудовые договоры. Если при проверке обнаружилось, что трудовые договоры составлены неверно, то их надо переоформить.

Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета.

В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.

Отсутствие ответственного подхода к кадровым вопросам приводит к штрафам и потере деловой репутации. Основная ценность любого предприятия — это его кадры.

Как бы ни продумывал пути развития своего бизнеса сам владелец, насколько бы выгодным и успешным он ему не казался, без команды опытных профессионалов, которые сумеют воплотить все задуманные планы начальника в жизнь, ничего не получится. Поэтому грамотная организация кадрового делопроизводства является очень важной составляющей работы любой компании. Процесс этот довольно трудоёмкий и требует определённого опыта и знаний действующего законодательства РФ.

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками. Сегодня изменилось, сотруднику кадрового делопроизводства уже будет недостаточно только аналитического склада ума.

Кадровику необходимо иметь креативный и творческий подход при подборе персонала, как у HR-менеджера, грамотность и юридическую подкованность юриста, педантичность и скрупулёзность в ведении дел бухгалтера, знание специальных программ. Зачастую бухгалтер-юрист-HR-менеджер, это три профессии сплетаются в одну — кадрового делопроизводителя. Грамотное составление трудовых договоров, должностных инструкций и правил внутреннего распорядка. Согласно современному законодательству кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.

Относительно первого метода, учредив в организации отдел кадров, его персонал сможет совмещать ведение бухгалтерии, юриспруденции и обязанности HR-менеджера, а также хорошо владеть всей необходимой информацией изнутри компании. Второй вариант, сейчас набирает популярность всё больше и является оптимальным, да и обойдётся такая услуга компании значительно дешевле, нежели нанимать сотрудника на постоянной основе.

В результате чего, в компании приводится в порядок кипы специфической трудовой документации, такие как:. Большая актуальность такой работы возникает, как правило, перед проверками в результате сильной запущенности делопроизводства или в связи с увольнением ответственного сотрудника или смене руководителя, а также в ряде других, не менее важных ситуаций. Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат. Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья. Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой.

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия уходят от бумажной волокиты и отдают предпочтения системе электронного документооборота.

Преимущества такой системы в работе бесспорны. Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа. Экономия средств на хранении.

Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места. С появление электронного документооборота, все упростилось, с документом могут работать любое количество сотрудников имеющие отношения к документу, ознакомившись с положением, работник ставит свою подпись в электронном виде.

Задача кадровика упрощается, остаётся только проконтролировать своевременное подписание документа. Это неполный перечень всех преимуществ этой системы, но, ознакомившись с ними, уже можно сделать определённые выводы. Подытожив вышесказанное, хочется отметить важность правильного ведения кадрового делопроизводства.

Правильно подобранный коллектив отдела кадров будет служить вам надёжным гарантом защиты своих прав и сведения к нулю ошибок при проведении различных государственных проверок. Кадровый учет и делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя.

Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками акционерами общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись. Кадровое делопроизводство года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов.

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7. Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет. Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора гендиректора, совета директоров — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов. Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель.

Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии. В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов.

Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом. Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:.

Восстановление кадрового учета 2018: пошаговая инструкция

Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в году. Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу. Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу. В году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала.

Номенклатура дел отдела кадров

В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам. Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве. Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева

Акция месяца 8 88 Номенклатура дел отдела кадров — важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации. Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь — сверяя и дополняя сведения. Номенклатура не имеет четкого алгоритма составления, однако она обязательно включает в себя систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения и другой информации.

При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми.

Преимущественно наша компания помогает нашим клиентам сбивать спесь со слишком офигевших банков. Обычно получается.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Этот момент законодательством не устанавливается. Порядок ведения кадрового учета на предприятии имеет множество различных особенностей и нюансов. Потому стоит рассмотреть их заранее. Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

.

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме: основы кадрового учета

.

Обязательные кадровые документы в 2018, наличие которых важно контролировать руководителю

.

Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают . Поэтому в отделе кадров должна иметься Инструкция по технике безопасности . Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе После этого необходимо завести Журнал регистрации трудовых.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ада

    Тарас возможно он разобран,у товарища была похожая ситуация.

  2. broonimcrat

    Добрый вечер!Спасибо что откликнулись. После смерти моей Матери, я не мог быть на похоронах. Я был за границе, и у меня была просрочена виза и т д . С Матерью жил мой брат младший, и сестра инвалид. Через 1 год умер младший брат и сестра осталась одна. Собствеником жилья являлась покойная Мать. После смерти младшего брата туда прописался мой ст брат. Я и моя жена, и не совершенолетние дети там были прописаны с 2005 г . А брат выписался с др города и прописался там. Он был не деяспособным человеком. Он и его супруга каким то образом все собственность матери оформили на себя. Т е на моего ст брата который был инвалидом 2 гр. Дом моих родителей таким образом оказалось собственность моего брата. Я об этом узнал , когда позвонил в росреестре. Я узнал у нотариуса по месту прописки дома. Что я и моя семья там прописаны. Как так он стал собственником. По мимо нас от моих родителей есть я один из муж пола , и еше четверо сестры одна которая инвалид. Не кто об этом не знал что мой ст брат инвалид стал собственником жилья. Они узнали от меня. А я нахожусь в Германии. И в октябре буду дома. Теперь самое интересное : брат этот умер в ноябре 2017 года. И теперь его жена заявляет что хочет получить свою долю. На какое наследство она может расчитывать. Её сыновья от меня получили 10 000 чтоб они и ихняя мать отказались. Есть свидетели, и аудио записи. Ее сыновья в нотариусе заявляли что ихнея мать не на что претендовать не будет, а они темболее. Есть у меня свидетели, и аудио записи. Окэй. Натариус мне говорить,тогда при записях что пройдет 6 месяцев, перепишем (наследство этого брата на его жену,и составим куплю продажи и все будет так, как ты у них купил, а ее сыновья откажутся в пользу матери. Таким вот разговором мы разошлись, будем ждать 6 мес и решим вопрос. Есть ауди записи всего разговора. Теперь по истечении 6 месяцев это жена хочет открыть наследство на себя в своем городе. А нотариус ей отказал. Ей даже справку не дали в местном сельсовете. Она там не прописана. Нотариус приостановил дело пока я домой не приеду. Заметье это наследство моих родителей. На что это женшина расчитывает я не знаю. Она написала депутату др города, чтоб ей помогли . И депутат отписал в наш город , и таким образом это ее обращение в письменном виде попало в местную нашу администрацию. Она там пишет что я, обманул ее сыновей, заставил их взять деньги. Есть тому много свидетели, и мои сестры , племяники все получили от меня деньги чтоб этот дом досталось мне. Все у меня записано,весь наш диалог. Теперь еду домой. Буду разбираться. Скажите пожалуста! Как вам ведется вся это ситуация. Я понял что суд будет разбираться. Там будет учитывать моё прибывание за границе. Но как,и каким образом, по наследству моих родителей стал т е мой брат собствеником я не понимаю. При живых наследниках. Мы в пользу него не когда не отказывались. Не на словах,не в заявление .

  3. Евгеиня

    Суровый Инквизитор ??

  4. thenesigbobs

    Что смеёшься? Картинку смешную видел. Покажи? Не могу, я за неё наказал.